Wie Sie Arbeitskleidung für Industrie und Produktion richtig ausschreiben

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1 bis 4: Bedarf klären und Vergabeart festlegen

1. Bedarf klären: Bevor Preise abgefragt werden, müssen Menge und Schutzwirkung feststehen. Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung des Betriebs, die Sie laufend fortschreiben. Welche Schutzmaßnahmen für Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstung gelten, regelt die Betriebssicherheitsverordnung mit ihren Anhängen. Zuständig für diesen Teil sind die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Bereichsleitungen.

Üblich sind die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb und das Verhandlungsverfahren. Für kleine Mengen ist ein Direktauftrag zulässig; die UVgO zieht dafür eine Grenze von 1.000 Euro netto, viele Auftraggeber regeln in Dienstanweisungen abweichende, meist höhere Werte. Die VOB/A gilt für Bauleistungen, etwa den Umbau von Umkleiden und Sanitärräumen im Werk.

2. Bedarfsmeldung und Budget: Die Bedarfsmeldung kommt aus den Bereichen, das Budget aus der Kostenstelle. Beides muss vor dem Versand der Vergabeunterlagen vorliegen, sonst stoppen Sie das Verfahren an dieser Stelle.

Schritt 5 und 6: Vergabeunterlagen schreiben und Kosten kalkulieren

Die Vergabeunterlagen bestehen aus Leistungsverzeichnis, Preisblatt, Eignungsnachweisen und Vertragsentwurf. Das Leistungsverzeichnis nummeriert jede Position, zum Beispiel "Herrenhose, Mischgewebe, sechs Größen, Warnschutz nach EN ISO 20471, Hitzeschutz nach EN ISO 11612, Aufbereitung alle vierzehn Tage" oder "Sicherheitsschuhe nach EN ISO 20345".

Vordrucke für Bedarfsmeldung und Vergabevermerk kommen aus dem eigenen Qualitätsmanagement. Die Eigenerklärung zur Eignung reichen die Bieter auf dem Formular der Vergabestelle ein.

Vor dem Versand prüfen Sie den Markt: Fragen Sie drei bis fünf Bekleidungslieferanten nach Machbarkeit, Lieferzeit und Referenzen. Als Markterkundung ist das zulässig, solange daraus kein Vorteil im Wettbewerb entsteht.

Bilden Sie Lose nach Warengruppen, etwa Oberbekleidung, Sicherheitsschuhe und Handschutz. Mehr Lose bringen mehr Wettbewerb, aber auch mehr Schnittstellen bei Größen und Lieferterminen. Regeln Sie die Aufbereitung schriftlich: Waschverfahren nach Herstellerangabe, Dokumentation der Zyklen, Kennzeichnung der Rückläufer und Aussonderung beschädigter Teile. Ersatzlieferungen sollten binnen 48 Stunden eintreffen.

Rechenbeispiel: Textilleasing mit 19 % MwSt.

Ein Zulieferer mit 60 Beschäftigten vergibt die Versorgung als Textilleasing.

Geliefert werden je Person und Monat eine Jacke, eine Hose, zwei Shirts und die Aufbereitung.

Beispielrechnung: 32,00 Euro netto je Kopf und Monat, also ein angenommener Mittelwert der Spanne von 25 bis 45 Euro netto, ergeben 1.920,00 Euro netto. Die 19 % MwSt. betragen 364,80 Euro. Der Bruttobetrag liegt bei 2.284,80 Euro im Monat und 27.417,60 Euro im Jahr. Bei fünf Jahren Laufzeit summiert sich das auf 137.088,00 Euro brutto.

Schritt 7 und 8: Angebote werten und Auftrag vergeben

Die Wertung folgt den Kriterien, die Sie vorher im Vergabevermerk festgehalten haben: Preis, Qualität, Lieferzeit, Service und Nachhaltigkeit. Diese Gewichtung darf sich nach dem Öffnen der Angebote nicht mehr ändern. Den Zuschlag erhält der Bieter mit der wirtschaftlichsten Leistung.

Nach dem Zuschlag folgen Bestellung, Lieferung und Einweisung der Beschäftigten. Dokumentieren Sie Ausgabe, Tragepflicht und Ersatzbeschaffung, damit die Gefährdungsbeurteilung aktuell bleibt. Zuständig sind die Führungskräfte, die Kontrolle übernimmt die Arbeitssicherheit einmal je Quartal.

Vor dem Versand an die Beschäftigten steht die Größenermittlung mit Anprobeterminen im Werk; planen Sie dafür zwei Wochen ein. Legen Sie im Vertrag Laufzeit, Kündigungsfristen, Preisgleitklausel und Rücknahme der Altkleidung fest, üblich sind 36 Monate mit Verlängerungsoption.

Fragen zu Fristen und Formularen beantworten die örtlichen Industrie- und Handelskammern sowie die Auftragsberatungsstellen der Handwerkskammern; einen Überblick bietet die Seite Themenfelder der IHK-Organisation. Bundesbehörden veröffentlichen ihre Ausschreibungen auf vergabe.bund.de.

Häufige Fragen

Ab welchem Auftragswert muss ausgeschrieben werden?

Öffentliche Auftraggeber müssen ab dem EU-Schwellenwert europaweit ausschreiben; darunter gelten die nationalen Vergaberegeln. Private Betriebe entscheiden selbst, sollten aber die gleiche Transparenz herstellen.

Welche Formulare gehören in die Vergabeunterlagen?

Leistungsverzeichnis, Preisblatt, Eigenerklärung zur Eignung, Vertragsentwurf und der Vergabevermerk. Die Vordrucke stellt die Vergabestelle bereit.

Wie lange dauert eine Ausschreibung für Arbeitskleidung?

Von der Bedarfsmeldung bis zum Zuschlag etwa zehn Wochen. Kommt eine Probestellung mit Tragetest hinzu, planen Sie zwei Wochen mehr ein.

Wer legt die Anforderungen an die Schutzwirkung fest?

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit zusammen mit dem Betriebsrat, auf Basis der Gefährdungsbeurteilung nach Betriebssicherheitsverordnung.

Was kostet Textilleasing für 60 Beschäftigte?

Bei 32,00 Euro netto je Kopf und Monat sind es 1.920,00 Euro netto. Mit 19 % MwSt. sind das 2.284,80 Euro brutto im Monat.