Arbeitskleidung Preise vergleichen: Angebots- und Kostenbestandteile richtig ordnen

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Kostenbestandteile ein Angebot ausweisen muss

Der Preis für ein Set besteht aus mehr als dem Kleidungsstück. Lassen Sie mindestens acht Positionen getrennt ausweisen: Stückpreis je Set, Staffelpreis ab Abrufmenge, Kosten für Größenwechsel, Preis für Logo und Sonderanfertigung, Reinigung je Aufbereitung, Reparatur je Schaden, Ersatzteilpreis sowie Rücknahme und Entsorgung.

Ist die Kleidung persönliche Schutzausrüstung, trägt der Arbeitgeber die Kosten der Bereitstellung (PSA-Benutzungsverordnung). Wie Beschaffung und Instandhaltung von Arbeitsmitteln zusammenhängen, beschreibt die DGUV in ihren Präventionsthemen (Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstung).

Kauf oder Miete: eine Rechenbasis für beide Wege

Die Miete bündelt Reinigung, Reparatur und Ersatz in einer Monatsrate. Der Kauf verlagert diese Leistungen in eigene Buchungen und eigene Organisation. Beide Wege sind vergleichbar, sobald Menge, Laufzeit und Leistungsumfang gleich sind.

Legen Sie vor dem Vergleich vier Größen fest: Anzahl der Sets je Beschäftigtem, Laufzeit in Monaten, Abrufmenge für Staffelpreise und Steuerbasis netto oder brutto. Fehlt eine dieser Angaben, lässt sich kein Wert je Set und Jahr bilden.

Ein häufiger Fehler ist der Vergleich eines Netto-Mietangebots mit einem Brutto-Kaufpreis. Ein zweiter: unterschiedliche Laufzeiten, etwa 36 Monate Miete gegen eine einmalige Anschaffung. Rechnen Sie jeden Posten konsequent auf ein Jahr herunter.

Rechenbeispiel: Kosten je Set und Jahr

Die Tabelle ist eine Beispielrechnung mit fiktiven Preisen, keine Marktpreisangabe. Unterstellt werden 100 Sets, drei Jahre Laufzeit (36 Monate) und Preise inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer.

Der Rechenweg im Einzelnen:

Der günstigste Einkaufspreis ist also nicht automatisch die günstigste Beschaffung. Miete B liegt höher, weil Reinigung, Reparatur und Ersatz darin enthalten sind. Bei Kauf A und Kauf C müssten diese Leistungen erst hinzugerechnet werden, um gleich zu vergleichen.

Wer Reinigung, Reparatur und Entsorgung trägt

Bei Mietmodellen übernimmt der Dienstleister Abholung, Aufbereitung und meist auch Reparatur, bezahlt über die Monatsrate. Beim Kauf organisieren Sie die Textilpflege selbst, in einer eigenen Waschmaschine oder über einen Textilpflegedienst. Wird hygienische Aufbereitung verlangt, gehört ein dokumentierter Prozess in die Kalkulation.

Ausgesonderte Textilien werden zu Abfall. Das Umweltbundesamt beschreibt die Anforderungen der Abfall- und Kreislaufwirtschaft, die auch für ausgediente Arbeitskleidung gelten (Abfall- und Kreislaufwirtschaft). Klären Sie im Angebot, ob eine Rücknahme enthalten ist. Fehlt diese Position, entsteht später eine Nachbuchung ohne Vergleichsbasis.

Führen Sie Entsorgung und Warenverlust als eigene Zeile je Set und Jahr. Warenverlust entsteht, wenn Sets ausscheiden und ersetzt werden müssen.

Angebote einholen und Rechenblatt anlegen

Ein fertiges, anbieterneutrales Rechenblatt gibt es nicht. Legen Sie es in einer Tabellenkalkulation an, mit einer Spalte je Bieter und einer Zeile je Kostenbestandteil. Anhaltspunkte für Einkaufspreise stehen in den Katalogen der Hersteller, etwa bei Arbeitskleidung von Engelbert Strauss oder im Produktsortiment von uvex safety. Für Mietmodelle gibt es keine öffentliche Preisliste, hier zählt das individuelle Angebot.

Häufige Fragen

Welche Preise sind am Markt üblich?

Einen amtlichen oder verbandlichen Durchschnittspreis für Arbeitskleidung gibt es nicht, weil Ausstattung, Losgröße und Leistungsumfang stark schwanken. Als Orientierung dienen die öffentlich ausgewiesenen Katalogpreise der Hersteller und Textilpflegedienstleister sowie Ihre eigenen Angebote. Mietpreise werden je Set und Monat kalkuliert und hängen von Waschzyklen, Warenverlusten und Logistik ab.

Wie behandle ich die Umsatzsteuer?

Rechnen Sie alle Angebote auf dieselbe Basis, entweder netto oder brutto mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Bei Vorsteuerabzug ist der Nettopreis die Kostenbasis, ohne Vorsteuerabzug der Bruttopreis. Ein Mischvergleich verschiebt das Ergebnis um bis zu 19 Prozent.

Zahlt der Arbeitgeber Reinigung und Reparatur von PSA?

Die Bereitstellung persönlicher Schutzausrüstung ist Sache des Arbeitgebers. Wer Reinigung und Instandhaltung übernimmt, regeln Betrieb, Mietvertrag oder Textilpflegevertrag. Diese Leistungen gehören in jedem Fall in die Angebotszeilen, sonst fehlt die Vergleichsgrundlage.

Wie gehe ich mit Größenwechsel und Warenverlust um?

Fragen Sie, wie viele Größenwechsel je Beschäftigtem im Vertrag enthalten sind und wie ausscheidende Sets ersetzt werden. Warenverlust ist ein eigener Kostenblock, der bei Miete und Kauf unterschiedlich verteilt ist.